名刺は営業マンの必須アイテム。しかし、困った事にこの名刺というものは営業の仕事中、毎日どんどん貯まっていくものです。気付いたときには、引き出しの中に未整理の名刺が山盛り…なんて事もよく見かける出来事。それが理由で機会損失・成績悪化などという事にならないためにも、名刺ボックスを利用して整理を行う事は大変お勧めです。
そんな便利商品である名刺ボックスの世界をご紹介しましょう。
ファイル型の名刺ホルダーの意外な欠点
名刺ボックスの無骨さを想像しますと、「最近は百円ショップでも手に入りやすいファイル型の名刺ホルダーでは駄目なのだろうか？」と考える人も居ると思います。しかし、よく考えてください。そのホルダーはいつもどこにあるかちゃんと把握できていますか？携帯性に優れたホルダー型名刺入れは持ち歩くときにはその機能を抜群に発揮しますが、収納として使う場合には逆にその携帯性が徒となって紛失しやすい…という欠点も併せ持ちます。
いざというときに名刺がホルダーごと見つからなくなるのでは、折角の整理した名刺が無駄になってしまいます。また、名刺の数が貯まってくると分かりますが、だんだんと厚みを増していくホルダーに「案外、ボックスよりも空間を占有するものなのだな」という印象を持つはずです。
ましてやホルダー型で数が貯まってしまった場合、後から整理しようにも一枚一枚取り出す億劫さから、整理がどんどん後回しになってしまう事でしょう。
ボックス型名刺入れの利点と整理術
先入観から「ボックス型は邪魔になりそう」と良く思われるのですが、よく使う必須アイテムであればむしろ場所をちゃんと決め、空間を占有した方が効率に優れます。さらには簡単に手が届く場所に配置することで、あたかもインターネットの検索のごとく素早く目的の名刺を見つける事ができるでしょう。
ボックスの大きさから無駄に空間を占有している気もするでしょうが、この空間的な余裕こそが整理にとって大事な役目を果たします。この空間的余裕は時には名刺の取り出しやすさであり、新たな名刺を追加する余裕であり、そしてインデックスごとの空間を調整する余裕なのです。
ですから、たとえボックス型であってもギチギチに詰め込んでしまうようではその機能が台無しです。そうなる前にボックスを買い足す事などを検討し、さらに大きな項目で分けることを考えましょう。一端場所さえ決まってしまえば、名刺がいくら増えてもボックス以上の空間を占有する事はありませんし、ホルダーに比べて見た目も美しく、出来る営業マンの印象を与えることすら出来るでしょう。
ボックス型の名刺入れには、あまり安い商品には省略されがちですが殆どの商品には整理用のインデックスがつけられるようになっています。ホルダー型の利用法としては、名刺を受け取った順に整理していくのが普通の使い方ですが、ボックス型ではこのインデックスを利用した整理を行います。
実際の利用法としては５０音で分ける事が普通ですが、業種別、地域別など自分に合ったカスタマイズも出来る事でしょう。「未整理」のインデックスを作る事も可能ですが、早めに整理を行わないと折角のボックスが持ち腐れになってしまいます。
目移りしてしまう多彩な商品
名刺入れ自体は機能としてはボックス型は非常にシンプルなアイテムなのですが、メーカーも差別化を考えてあの手この手でアイディアを盛り込んだ商品を次々と発売しています。例えば、本体が簡単に重ねられるように工夫を凝らしたものや、インデックス自体がポケットになって纏めて取り出せる商品や、本体の両側が展開して名刺を取り出しやすくなる商品などを見かける事ができるでしょう。
また、名刺を縦に入れる事も出来る変わり種ボックスも存在します。さらに変わったものではボックス型という形を捨て、名刺を回転させながら使う収納アイテムもあります。このように、色形だけでなく様々な機能をもった多機能商品が存在しますので、一度は事務用品を扱うショップを覗いてみる事をお勧めします。
もちろん、そのときに実用一点張りのシンプルなボックスやファッション性で一目惚れした商品を選んだとしても決して間違いではありません。
ハイテク名刺ボックスも存在
一般的な名刺ボックスとは違い、驚きの機能をもったハイテク商品も存在します。
名刺を入れるボックス部の上にスマホと接続可能な名刺読み取り用のスキャナーをもった商品です。これとスマホがあれば、スマホ内のデータとして大量の名刺を持ち歩く事が出来ますのでホルダー型の名刺入れすら携帯する必要がなくなってしまうでしょう。
最先端を生きるエリート営業マンならば是非そろえておきたい一品です。しかし、名刺データの電子化は同時にスマホそのものの紛失による名刺データの紛失や流出に繋がる危険性が存在しますので過信は禁物です。決して読み取った後の名刺を捨ててはいけません。
その保管の為にもボックス部は存在するのです。
ボックス型名刺入れ自体が貯まってきた場合
いくら整理しようとしても、やがて収納枚数の限界がやってきます。この時にはさらに大きなボックスを必要とするでしょう。それでもいずれは複数の名刺ボックスを併用する事態がやってくる日が来ます。そんな時は名刺ボックス専用のスペースを作った整理棚に、積み上げられるタイプのボックス商品を同種でそろえる事でより一層の整理が可能です。
この時はボックスごとにインデックス分けを行うと後から必要な物を取り出しやすくなるでしょう。整理棚に収納するボックスには付き合いが無くなるなど使用頻度が少なくなった名刺を入れ、使用頻度の高い名刺や新しい名刺は従来通り手元のボックスに収納しておく必要があるのは当然の整理術でしょう。
しかし、この段階になってくると名刺ボックスだけの実物名刺による管理では名刺の完全な整理が難しくなってきます。この場合は、早めに電子化の検討を行う方がより良い選択に違いありません。仮に名刺データの電子化を行ったとしても、機器のトラブルによる名刺データ消失に備えてできる限りは実物の名刺を保管しておくことが大切です。
整理された名刺は貴方の資産
もしあなたが多数の名刺ボックスを積み上げるようになった時、貯まった名刺の数は自らの人脈を示すステータスとなり、そして自信の源となる事でしょう。
もちろん、雑に積み上げられた名刺では意味がありません。綺麗に整理整頓が行われた名刺ボックスはまるで宝箱のように、貴方自身のかけがえの無い資産となる事に違いありません。